Pianificazione di eventi VIP| 6 consigli

Chi non ha un musicista o un gruppo preferito? Se sei come molte persone, probabilmente hai scaricato le loro canzoni, acquistato i loro CD, li hai visti esibirsi in TV e forse hai anche assistito a un concerto dal vivo.

I fan più accaniti pagano un sovrapprezzo per acquistare un pacchetto “VIP” per un concerto. Ciò offre l’opportunità non solo di ottenere ottimi posti, ma anche di dare un’occhiata dietro le quinte attraverso vantaggi tra cui un “incontro e saluto” con l’artista, partecipare a un sound check o ricevere articoli promozionali e indossabili di marca come regali.

Fan VIP

Le mie due esperienze VIP più recenti con musicisti/band che si esibiscono in locali di medie dimensioni (quelli che ospitano 2.500 – 5.000 persone) indicano che c’è spazio per miglioramenti e molte cose che la band o le loro agenzie di gestione degli eventi potrebbero istituire facilmente e in modo conveniente per migliorare notevolmente l’esperienza del cliente in occasione di un evento VIP di una band amata o di un artista.

Divulgazione completa: sono sia un fan della musica che un marketer. Come appassionato di musica, ho partecipato a molti concerti ed eventi VIP; come marketer, ho ospitato molti diversi tipi di eventi.

Concerto VIP

Ecco sei modi per migliorare un evento musicale VIP per il partecipante:

1) Stabilire le aspettative per i partecipanti in anticipo. Ricorda alle persone l’agenda, il processo, le cose da fare e da non fare, ecc. durante l’evento. A un recente sound check VIP a New York City, tutti stavano scattando foto e girando video con i telefoni cellulari. All’improvviso, il manager dell’evento ha detto al gruppo che dovevamo andarcene tutti perché il sound check era ufficialmente finito invece di spiegare che la band stava per suonare del nuovo materiale e non volevano che fosse registrato o condiviso con altri fino a quando non avuto la possibilità di esercitarsi di più prima del concerto quella sera. Sarebbe utile offrire una dispensa stampata quando siamo entrati dalla porta o fornire uno stand per striscioni nella hall del locale per dirci cosa stava succedendo e cosa aspettarci al sound check.

2) Chiedi alla persona che parla o intervista l’artista di usare un microfono. Non deve essere un’elaborata configurazione A/V; potrebbe essere un semplice microfono portatile che può essere acquistato su Amazon per $ 100. Abbiamo ascoltato attentamente un artista timido e pacato raccontare storie senza amplificazione con 200 persone raccolte intorno a lui nella sala da ballo di un hotel di Las Vegas. A meno che tu non sia stato abbastanza fortunato da essere nelle prime due file, ti sei perso di sentire parlare dell’artista dall’artista, che è uno dei motivi per cui i pacchetti VIP sono attraenti. Il team dell’evento avrebbe anche potuto filmare l’artista davanti a uno sfondo portatile marchiato. Oppure avrebbero potuto semplicemente creare un podcast dalla registrazione e pubblicarlo sul sito Web dell’artista e sugli account dei social media per interessare gli altri a partecipare a un futuro evento VIP o a saperne di più sull’artista.

Concerto VIP

3) Creare un’app mobile. Oppure, se questo è proibitivo in termini di tempo/costi, produci una campagna di testo SMS VIP (Short Message Service) prima, durante e dopo l’evento. L’obiettivo è avere un modo continuo per inviare messaggi ai partecipanti, che si tratti di avvisare di un cambiamento di programmazione, fornire un promemoria dell’evento o condividere qualcosa per entusiasmarli a partecipare a un evento imminente.

4) Se prometti cibo, forniscilo. Un evento VIP che si è tenuto dalle 17:00 alle 19:00 ha avuto solo piccole ciotole di tortilla chips e salsa piccante acquistata in negozio su alcuni dei tavoli da cocktail in piedi. Un altro evento VIP ha promosso un open bar e una cena a buffet completa, ma una volta arrivati, c’erano solo tavoli sufficienti per ospitare circa il 20 percento dei partecipanti. La maggior parte delle persone (noi compresi) se ne sono andati e hanno pagato per cenare da qualche altra parte in un sabato sera affollato proprio prima del concerto (anche se avevamo pagato la cena come parte del pacchetto VIP e non avevamo una prenotazione da nessuna parte in città).

5) Se fornisci prodotti promozionali o indossabili di marca, scegli la qualità rispetto alla quantità e motiva gli articoli selezionati. Quali sono i grandi doni? Un poster stampato che è firmato dalla band e ti viene consegnato arrotolato in un tubo per un facile trasporto. T-shirt con impresso qualcosa per ricordare l’evento in taglie abbastanza grandi da poter essere indossate comodamente da un adulto di taglia media, realizzate in cotone pesante. Porta badge VIP in plastica su cordini che forniscono un posto per il tuo biglietto in modo che sia visibile durante l’evento. I cappellini da baseball con logo sono utili se l’evento è all’aperto.

Capodanno VIP

6) Infine, ringraziare i partecipanti dopo l’evento. Potrebbe essere qualcosa di semplice come inviare un SMS o un’e-mail con un collegamento a un messaggio registrato da uno degli artisti o inviare una lettera all’indirizzo di casa di ogni partecipante VIP dicendo “grazie per essere un nostro fan” con una foto della serata dell’evento. La chiave è tenere a mente l’evento per il partecipante in modo che lo ricordi con affetto e dica agli altri quanto è stato bello e come non vedono l’ora di andare di nuovo a un altro.

Avere una comunicazione efficace prima, durante e dopo un evento può aiutare a garantire che le aspettative siano soddisfatte. Che si tratti di comunicazione di persona, per iscritto o tramite grafica visiva come messaggio su banner, grafica da pavimento, segnaletica digitale o campagne di testo SMS, rendere la comunicazione una priorità migliorerà notevolmente l’esperienza del cliente (in questo caso, del partecipante VIP). La musica rende il mondo un posto più interessante e partecipare a un evento VIP ti dà un’esposizione interna agli artisti che fanno accadere tutto.

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